Hoe is het bij… de Afhaalbieb?

Gepubliceerd op: 16 februari 2021 09:15

afhaalbieb-jongetje-is-blij-met-boeken

In iedere gemeente hebben we een Afhaalbieb. Een kijkje achter de schermen...

REPORTAGE AFHAALBIEB

Aan zijn opa’s hand komt een vierjarige jongen de hal van de Bibliotheek binnen. Hij ziet de tafel vol papieren tassen en rent erop af. “Welke is van ons, opa?” Zijn opa wijst op de tas met zijn naam erop. In de tas zitten vijf boeken, speciaal voor hem uitgekozen door een medewerker van de Bibliotheek. De jongen kan zijn nieuwsgierigheid niet onderdrukken en duikt in de tas. Enthousiaste kreten klinken door de hal. “Volgens mij gaan we samen weer een hoop moois lezen”, zegt zijn opa lachend. Hoewel de Bibliotheek gesloten is vanwege de landelijke lockdown, kan deze jongen dankzij de Afhaalbieb toch blijven lezen.

Ondanks sluiting toch boeken lenen

Medio december 2020 sloot de overheid alle openbare plekken waar mensen uit verschillende huishoudens elkaar kunnen tegenkomen. Ook Bibliotheken… De behoefte om te lezen is juist in deze coronatijd groot.
Aafje Lem, manager Publiek bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland, vertelt over de Afhaalbieb: “Een grote groep van onze leden heeft niet de mogelijkheid om e-books te lezen of luisterboeken te luisteren. Dit zijn met name jonge kinderen en ouderen. Vandaar de Afhaalbieb, zodat ook deze groep toch kan blijven lezen. Het idee is dat leden per mail of telefonisch hun wensen doorgeven. Een medewerker stelt op basis daarvan een boekenpakket samen. Op een afgesproken tijdstip kun je het pakket ophalen. Gelukkig zijn de reacties van de leden én van de medewerkers – die het heel leuk vinden om deze pakketten op maat samen te stellen – positief!”

afhaalbieb-Haarlem-Noord

Hoe werkt de Afhaalbieb?

Arno van Vliet, medewerker in onder meer de Bibliotheek Haarlem Noord, werkt sinds ruim een jaar bij de bieb. Hij legt uit hoe hij en zijn collega’s de boekenpakketten samenstellen. “Op onze website is in simpele stappen beschreven hoe de Afhaalbieb werkt. Mensen vullen in van welk genre ze houden en in welke vestiging ze de boeken komen ophalen. Bijvoorbeeld: iemand wil graag boeken uit het genre Spanning en komt deze ophalen in Hillegom. Wij krijgen vervolgens een e-mail met die aanvraag.
Ik bel meteen om een afspraak te maken, zodat ik ook direct eventuele vragen kan stellen over de wensen. Sommige mensen hebben namelijk specifieke verzoeken en – hoewel we in deze omstandigheden geen garanties kunnen geven – proberen we daar zo veel mogelijk aan te voldoen. De ‘Zeven Zussen’-serie van Lucinda Riley is bijvoorbeeld erg populair, maar die boeken zijn er niet altijd. Omdat ik iedereen toch een mooi pakket wil meegeven, overleg ik dan telefonisch wat voor alternatief ik in het pakket kan doen. Vervolgens stellen we de boekenpakketten, bestaande uit vijf boeken, samen.
Mensen kunnen hun pakket komen halen in een tijdslot dat telefonisch is afgesproken. Zo komen mensen één voor één om hun pakket op te halen. We zijn gebonden aan strikte coronaregels en het is belangrijk dat er geen rij ontstaat in de hal of voor de deur. Dat gaat erg goed gelukkig.” 

Veilig en leuk

De medewerkers hebben de vrijheid om de pakketten naar eigen visie samen te stellen. Aafje vertelt hierover: “We hebben in de voorbereiding bewust gekeken hoe we het leuk en vooral veilig konden maken voor de werknemers. Het wringt toch een beetje met de maatregelen die vanuit de overheid zijn genomen als het gaat over het terugdringen van het coronavirus. Onze collega’s moeten op locatie werken. We zien gelukkig dat de medewerkers er op deze manier echt hun ei in kwijt kunnen. En ook hun werk veilig uitvoeren." 

Ervaringen van medewerkers

Roos Panis werkt ruim 30 jaar in de bieb in Bloemendaal en kent veel leden van naam of gezicht. “Vanaf het begin van de lockdown had ik de sterke behoefte om iets te doen voor onze klanten. Sinds een aantal weken klopt mijn hart dubbel zo hard omdat ik aan de slag kan met de Afhaalbieb! Ik vind het echt fantastisch om op deze manier iets te kunnen betekenen voor mensen die het lezen nu moeten missen. Als ik een mailtje krijg met een aanvraag, zie ik meestal meteen een gezicht bij die persoon, waardoor ik direct ideeën krijg over de boeken die ik in het pakket ga doen. Ik vind het leuk om mensen een beetje uit te dagen en te prikkelen met een boek.
Als ik een pakket maak, wil ik ook dat het er mooi uitziet, dat de boeken niet te oud zijn. Ik stel een divers pakket samen, ook voor de kinderen. Ik doe er naast leesboeken ook een informatief boek of iets filosofisch in. Volwassenen wil ik net iets extra’s geven, zoals een mooi kookboek of een tuinboek. Als ik er niet ben om het zelf te overhandigen, schrijf ik soms op het tasje dat ik hoop dat ik de juiste boeken heb gekozen. Maar ik zeg ook altijd als mensen het pakket ophalen: geef het aan als je het niet leuk vindt en dan maak ik zo een nieuw pakket voor je.”

Roos zou wel van de daken willen schreeuwen dat mensen een boekenpakket kunnen aanvragen. “Boven de Bibliotheek in Bloemendaal wonen veel ouderen. Als ik mensen achter hun rollator langs de bieb zie komen, ren ik naar de voordeur en vraag ik of ze al van de Afhaalbieb hebben gehoord. Meestal is dat niet zo. Als ik ze vervolgens uitleg dat ik speciaal voor hen een tasje met boeken samenstel, wil iedereen eigenlijk direct weten hoe het werkt. Ook jonge ouders die ik tegenkom in de winkelstraat vertel ik over de Afhaalbieb. Vaak zie ik van hen al gauw een aanvraag voor hun kinderen binnenkomen. Zo leuk!” 

Mooie pakketten samenstellen

Ook Arno is enthousiast over de Afhaalbieb: “Ik wil graag mooie pakketten samenstellen en mensen daarmee inspireren. In mijn zoektocht kom ik allerlei boeken tegen die me aanspreken. Als iemand voor haar zoontje boeken vraagt voor een spreekbeurt over 3D-printen, moet ik echt even goed zoeken, maar het is dan extra leuk als je een bijzonder boek vindt. Ik denk dat we zo’n 20 tot 25 minuten per pakket bezig zijn. We zitten hier in de Bibliotheek Haarlem Noord nu flink vol met afspraken, maar nemen de tijd om goede boeken uit te zoeken. Veel mensen geven aan dat ze blij zijn dat we dit doen en daar doe ik het voor. Dus ik ga elke dag met plezier naar mijn werk!”

Logistieke uitdagingen

Aafje vertelt over de grootste uitdagingen waar de Bibliotheek voor staat met de organisatie van de Afhaalbieb. “Het zit in het DNA van Bibliotheken om altijd te proberen er te zijn voor de mensen die ons nodig hebben. Maar het logistieke proces dat onder normale omstandigheden door de leden zelf wordt gedaan, is nu ineens werk voor ons. Boeken uitzoeken, op de pas zetten en in de tas stoppen. Ook het telefonisch en mailcontact met de leden die een pakket aanvragen, kost veel tijd. Dit alles vraagt om een grote aanpassing van onze bedrijfsvoering.
Ik kijk naar een Bibliotheek alsof het een theater is. Voor ons publiek is de magie op de ‘boekenplank’: daar is het mooi uitgelicht, daar zijn de kostuums en daar vindt het toneelstuk plaats. Het is als een avondje uit. Je hebt er als publiek geen zicht op wat er achter de schermen en in de coulissen gebeurt. Dat moet ook niet, want dan is de magie weg. Je laat als Bibliotheek niet zien wat voor werk er allemaal moet gebeuren, maar dat werk is wel nodig. Wij vinden het belangrijk om, ondanks alle beperkingen, toch wat van die magie te bieden. En gelukkig zijn de reacties op de Afhaalbieb positief!"

Vanwege de coronabeperkingen en om logistieke overwegingen is er in Haarlem Centrum geen Afhaalbieb. Normaal komen er zo’n 1.200 tot 1.400 mensen per dag, dus we begrijpen goed dat er vraag naar is. Maar we weten ook hoe groot de belangstelling was in de periode dat we weer met beperkingen open mochten. Er stonden toen lange rijen op het plein. We zien nu dat de vraag naar boekenpakketten in onze andere grote vestigingen snel oploopt. In de Bibliotheek Haarlem Centrum is de logistieke situatie complex en verwachten we een run op boeken, dus hebben we tegen de achtergrond van de coronamaatregelen besloten daar geen Afhaalbieb te doen. De mensen die daar normaal gesproken komen, kunnen in Haarlem uitwijken naar de Bibliotheek Haarlem Schalkwijk en de Bibliotheek Haarlem Noord.
Aafje Lem, manager Publiek

Personele bezetting

Aafje legt ook uit dat er het hele jaar al een hoog verzuim was door de maatregelen. “Een kuchje betekent dat je moet thuisblijven. En als iemand corona heeft in je omgeving, moet je ook thuisblijven. Als je je moet laten testen omdat je vermoedt dat je corona hebt, moet je thuis wachten op de uitslag. Deze situatie levert ons veel gepuzzel en geschuif met personeelsroosters op. Het is bovendien essentieel dat iedereen veilig is, overal waar je bent in de bieb. Doordat leden nu op een vast tijdsslot langskomen, maak je de kans op verspreiding kleiner. En dat is cruciaal voor zowel onze leden als voor de medewerkers.”

Ervaringen van leden

De ervaringen van leden zijn zeer positief, merkt zowel Roos als Arno. “Sommige mensen vinden het verrassingselement juist leuk. Anderen geven liever specifieker aan wat ze willen lezen”, vertelt Arno. “Maar iedereen die er gebruik van maakt, is blij dat we dit doen. En dat snap ik, want mensen zitten veel thuis door de lockdown en de avondklok. Ook kinderen hebben veel minder afleiding, dus extra fijn als ze kunnen lezen.” Roos ziet dat volwassenen en kinderen heel anders omgaan met de tassen: “Kinderen duiken meteen in de tas. Volwassenen zeggen dat ze benieuwd zijn en gaan vrolijk weg zonder in de tas te kijken. Daar nemen ze thuis de tijd voor. Gisteren kreeg ik zelfs een doosje bonbons en een roos omdat ik iemand zo blij had gemaakt met het pakket!” 

Dit voelt een beetje als een surprisemenu in het restaurant. Dus ik zeg ‘Guten Appetit’, mensen. De bieb is ook ‘the place to afhaal’.
Gebruiker van de Afhaalbieb

De Afhaalbieb: van aanvraag tot tevreden klant

Klik voor een grotere afbeelding.

Tekst & fotografie: Wiebrig Krakau.

Afhaalbieb in cijfers

Boekenpakketten die onze leden hebben opgehaald De populariteit van de Afhaalbieb Favoriete genres
januari: 2.076 1. Haarlem Noord JEUGD
februari: 2.069 2. Heemstede Sprookjes, Dieren en School
(t/m 23) maart: 2.140 3. Bloemendaal VOLWASSENEN
totaal (t/m 23 maart): 6.285 tassen. In totaal zijn tot die datum 31.425 boeken via de Afhaalbieb uitgeleend aan onze leden. 4. Haarlem Schalkwijk Spanning (30%), Romantiek (15%), Psychologische Romans (10%)
waarvan 60% voor Jeugd (waarvan meer dan de helft voor Jeugd 0-8 jaar) 5. Hillegom
6. Zandvoort