Privacyverklaring

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland verwerkt jouw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat je vertrouwen hebt in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. Daarom doen we er graag alles aan om jouw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van jouw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. De Bibliotheek Zuid-Kennemerland handelt binnen de kaders van de wet.

1.1 Opbouw privacyverklaring

In de inleiding van dit document is informatie te vinden over De Bibliotheek Zuid-Kennemerland. De Bibliotheek Zuid-Kennemerland is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten jij als klant hebt en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Voorbeelden hiervan zijn jouw naam, adres, telefoonnummer en  rekeningnummer. Soms anonimiseren we jouw persoonsgegevens zodat je niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.3 Ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om jouw persoonsgegevens te gebruiken om je de dienst of product te kunnen bieden die je bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van jouw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst: het lidmaatschap van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.

Voor andere diensten ben je niet verplicht om gegevens te verstrekken. Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief vragen we dan eerst jouw toestemming voordat we (meer) persoonsgegevens van je verzamelen of voordat we gegevens die we al hebben voor andere doeleinden gebruiken dan uitvoering geven aan het lidmaatschap. Hierop gaan we hierna wat dieper in.

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland heeft eigen nieuwsbrieven. Voor het versturen ervan vragen wij om jouw toestemming. Voor het versturen mogen wij jouw persoonsgegevens, die we hebben gekregen voor het lenen van boeken en andere materialen en e-books, niet gebruiken.

1.4 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

1.5 Wie binnen de Bibliotheek is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en privacy?

Informatiebeveiliging en Privacy maken integraal onderdeel uit van de organisatie.

De functionarissen die specifiek belast zijn met Informatiebeveiliging en Privacy hebben een signalerende, adviserende en registrerende functie. Zij zijn te bereiken via het e-mailadres privacy[at]bibliotheekzuidkennemerland.nl en vervullen de volgende rollen:
- Informatiebeveiligingsverantwoordelijke: IBV
- Informatiebeveiliger: IB
- Privacy coördinator: PC

2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van jou:

2.1 (categorie 1) Naam en contactgegevens
Dit zijn je voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.

2.2 (categorie 2) Betaalgegevens
Dit is je rekeningnummer.

2.3 (categorie 3) Leengegevens
Dit zijn de gegevens over de boeken en andere materialen die je bij ons geleend hebt. Wij beschikken alleen over deze gegevens als de functie ‘Leenhistorie’ aan staat in jouw persoonlijke bibliotheekomgeving.

3. Voor welke doelen gebruiken we jouw gegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.

3.1 Leveren van diensten
- Inschrijven in onze systemen
- Opmaken van overeenkomst voor het abonnement
- Klantenservice
- Authenticatie van de klant
- Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen

3.2 Onderzoek en statistiek
- Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio
- Analyseren van deze data
- Verbeteren van onze website

3.3 Marketingdoeleinden
- Informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen.
- Voor het kunnen verrichten van marktonderzoek en onderzoek naar onze dienstverlening

3.4 Juridische geschillen
- Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil

4. Voor welke diensten gebruiken we jouw gegevens?

4.1 Dienst 1: inschrijven van een lid
Voor het inschrijven van een lid gebruikt de Bibliotheek Zuid-Kennemerland persoonsgegevens uit de 1e en 2e categorie persoonsgegevens zoals beschreven in hoofdstuk 2. Dit heeft als doel het inschrijven van een nieuw lid om vervolgens diensten te kunnen leveren.

4.2 Dienst 2: uitlenen en innemen van materialen
Voor het uitlenen van materialen gebruikt De Bibliotheek Zuid-Kennemerland persoonsgegevens uit de 1e en 2e categorie.

4.3 Dienst 3: interbibliothecair leenverkeer
De Bibliotheek Zuid-Kennemerland verwerkt de persoonsgegevens uit de 1e categorie bij het opvragen van werken uit de catalogus van een andere bibliotheek.

4.4 Dienst 4: overige verwerkingen
De Bibliotheek Zuid-Kennemerland verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een lid, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat de Bibliotheek Zuid-Kennemerland jouw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Op basis van welke grondslagen gebruiken we jouw gegevens?

5.1 Toestemming
Voor het versturen van nieuwsbrieven gebruikt De Bibliotheek Zuid-Kennemerland als grondslag toestemming. Bij leden gebruiken wij tevens de grondslag overeenkomst/factuurrelatie of een gerechtvaardigd belang.

De toestemming wordt gevraagd
a) via het inschrijfformulier (fysiek en digitaal)
b) via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. Deze toestemming bewaart De Bibliotheek Zuid-Kennemerland ter registratie.

5.2 Overeenkomst
De Bibliotheek Zuid-Kennemerland gebruikt voor het uitlenen van boeken, andere materialen, e-books- of abonnement t.b.v. pc-gebruik als grondslag de overeenkomst.

6. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming.

7. Delen we de gegevens met andere partijen?

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de leenovereenkomst. Dit is in ons geval de leverancier van het bibliotheeksysteem dat zorgt voor het functioneren, het beheer en het onderhoud van de software waarmee we leden en transacties administreren en waarmee we onze collectie administreren.

Als lid van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland kun je gebruik maken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. Via de website www.onlinebibliotheek.nl kun je bijvoorbeeld e-books lenen. Ook op de website www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dien je op de website(s) voor de desbetreffende diensten een account aan te maken.

Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de Koninklijke Bibliotheek uit om het mogelijk te maken dat je door de Koninklijke Bibliotheek als lid van de bibliotheek wordt herkend. Op het moment dat je een account voor deze dienst(en) aanmaakt geef je hiermee toestemming voor het verstrekken van je lidmaatschapsgegevens van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland aan de Koninklijke Bibliotheek. De Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerkt deze gegevens overeenkomstig haar eigen privacyverklaring.

Als je gebruik maakt van de diensten via www.onlinebibliotheek.nl en/of www.bibliotheek.nl, kun je voor jouw rechten als betrokkene rechtstreeks contact opnemen met de Koninklijke Bibliotheek.

Je kunt van modelbrieven gebruik maken en die beschikbaar zijn op: https://www.kb.nl/avginzage.

Verder is het voor leden mogelijk om via interbibliothecair leenverkeer werken op te vragen uit de collectie van een andere Bibliotheek. Bij het leveren van deze dienst is het noodzakelijk om jouw naam, lidmaatschapsnummer en e-mailadres te verstrekken aan de andere Bibliotheek.

Daarnaast maakt de Bibliotheek Zuid-Kennemerland gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot (een beperkt aantal) persoonsgegevens. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met jouw gegevens.

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

Soms is de Bibliotheek Zuid-Kennemerland verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.

8. Worden jouw gegevens buiten de EU gebracht?

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

9. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft de Bibliotheek Zuid-Kennemerland een strikt beleid. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Wij streven ernaar, indien we jouw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, dat deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

10 Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Naam en contactgegevens (categorie 1)
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.

Betaalgegevens (categorie 2)
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren we de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.

Leengegevens (categorie 3)
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is. Wij beschikken alleen over deze gegevens als de functie ‘Leenhistorie’ in jouw persoonlijke bibliotheekomgeving aan staat.

11. Welke rechten heb je op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere onze website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ vind je een invulformulier dat je hierbij kan helpen. Via dit formulier kun je gebruik maken van de volgende rechten:

  • Het recht van inzage
    Je hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van jou verwerken;
  • Het recht van correctie
    Indien de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet juist zijn, heb je het recht om deze aan te laten passen;

  • Het recht van verwijdering
    Indien wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heb je het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier is een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
  • Het recht van beperking
    Gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of jouw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of je bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, heb je het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
  • Het recht van dataportabiliteit
    Op jouw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van je hebben overdragen naar jou of een andere organisatie naar jouw keuze. Je kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • Het recht van bezwaar
    Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing heb je altijd het recht van bezwaar.

12. Hoe kun je contact met ons opnemen?

Mocht je vragen en/of opmerkingen hebben over informatiebeveiliging en/of privacy, neem dan contact op via privacy[at]bibliotheekzuidkennemerland.nl of bel 023-5115300.
Contactgegevens:
Stichting Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Gasthuisstraat 32
2011 XP Haarlem
Tel. 023-511 5300

Postadres:
Postbus 204

2000 AE Haarlem
Inschrijving KVK-Haarlem: nr. 34297609
Rabobank: NL28 RABO 0131276247

13. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland vindt het belangrijk om tevreden leden en gasten te hebben, ook op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Wij doen er alles aan om dit na te streven. Toch kan het voorkomen dat je als lid of gast niet tevreden bent over onze afhandeling van jouw vragen. Het is mogelijk om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens waar het gaat om de bescherming van persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring is vastgesteld op 23 mei 2018. Doordat de privacywetgeving van tijd tot tijd wordt aangepast en verbeterd, is ook deze privacyverklaring aan veranderingen onderhevig. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website en in de vestigingen.
De Bibliotheek Zuid-Kennemerland kan jouw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze privacyverklaring. In dat geval zullen wij contact met je opnemen alvorens jouw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je de kans te geven je deelname te weigeren.